【サク読み】会議の進め方①
kakka1441
葬祭ディレクター１段－ICHIDAN－
【サク読み】時間管理術
kakka1441
お疲れ様です！
サクッと読める記事【サク読み】シリーズ②
時間管理術についてお話しします！
皆様は
「あー毎日忙しい…」
「あー今日も残業になりそう…」
なんて思ったことはないですか？
ビジネス書的には
“タイムマネジメント”と言いますが
この管理能力が上がると
時間の使い方や考え方が変わり
今より仕事がしやすくなります！
早速実践していきましょう！
Contents
１、時間に主導権を持て
まずは“時間”とはなにか改めて
考えてみましょう
形あるモノは減ったり無くなっても
修復したりまた買いなおせば
取り戻せる事が多いですが
時間はそうはいかないですよね
有限であり
二度とは戻れません
それだけ尊いものであり
大切にしなければいけません
そこでお伝えしたいのは
「時間に使われるな、主導権を持て」
です
時間を有効に使おうだとか
この時間内に終わらせようと
制限時間を設ける事
これがまさに時間に主導権をもつ事です
締め切りを決めずダラダラ仕事するのは
時間に主導権を奪われています
まずこの主導権を
意識することが時間効率化の
第一歩目です
次の章から
具体的な例を元に
お話しします
２、打ち合わせ
社内やお客様との打ち合わせ
回数(頻度)は適正ですか？
適正でいなければ
多いですか？少ないですか？
どちらも共通する
解決方法としては
回数ではなく“質”の問題です
少ないと思い回数を
増やしたところで
あまり問題解決しなかった
というケースはごまんとあります
逆に多いと感じている時は
午前と午後 一日に二回の打ち合わせを
一回にまとめてみるとか
何かのついでに打ち合わせを
統合するなど
やり方はたくさんあります
社内のルールがある場合は
一度話し合ってみてください
もしかしたら お客様もスタッフも
多くの打ち合わせを必要と
していない気づきがある
かもしれません
ちなみに わざと回数を多くして
小まめにサポートするパフォーマンスや
心理テクニックもあるので
一概には言えません
- ザイオンス効果
-
同じ物や人と何回も目に触れたり会ったりするとだんだんと好印象をもつようになる
(別名：単純接触効果)
Q
では 質を高めるには
どうすればいいか
「今ここで決める」
「今ここで済ませる」
と決める事です
心に決めるだけでは
ただの精神論になってしまうので
口に出すことも重要です
「本日は〇〇まで決めたいと存じます」
こう切り出して打ち合わせを開始
してみてください
また お話の中で
「また改めて」とか「また今度」
というワードがお互いに出てきたら
先ほどの言葉を
思い出してみてください
先延ばしの原因となりますので
締め切りを意識して
打ち合わせをしましょう
お客様とのアポを取るときも
相手の都合を慮ることも大事ですが
「私の都合で大変恐れ入りますが」
と枕詞をつけてお話しすると
スムーズに日時を決めることができます
また 特に忙しいときは
「私の都合で大変恐れ入りますが
〇日〇時か△日△時のどちらかで
いかがでしょうか？」と
選択肢を差し出すことも
あります
日時が決まったら
御礼も忘れずにお伝えします
こちらが時間の舵を取って
スケジュール管理すると
とても動きやすくなりますし
代わりの違うスタッフが行って
ガッカリされることもありません
３、スキマ時間
最後にスキマ時間について
お話しします
スキマ時間とは
A業務を終えてB業務に移行する
までの空いている時間や移動時間の
事を指します
どうでしょうか
我々 葬祭業務にも
スキマ時間が存在しますよね
一日中ずっと
動きっぱなしというのは
毎日ではない筈です
このスキマ時間を積み重ねて
利用することで
次の新たな業務が発生した時に
非常に楽になります
言い方を変えれば
“次への備え”となります
我々は予約なしで仕事を
お受けしますのでいつでも
動ける準備をしておくことが
大事となります
スマホやゲームをしていては
もったいないです
私はこの時間を利用して
報告書や撮影した画像データを
編集したり請求書を８割仕上げたり
位牌の発注書を作成したり と
業務を終えてからではなく
施行中にしています
これを実践してから
次の担当に移るときに
非常に楽になりました
※休憩時間は休んでください
４、まとめ
ここまで
ご覧いただきまして
ありがとうございました！
時間管理について
もっともっとお伝えしたいことが沢山
ありますが今日はここまでにします！
いいなと思ったらぜひ
社内や同業者にICHIDANを
広めてください！
ではまた！
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ABOUT ME
葬儀業界15年以上勤務のプレイングマネジャー。会社では教えてくれないスキルや培ってきたノウハウを発信していきます。プレイヤーとして今年度社内売上№１＆顧客満足度№１を継続中。保持資格：葬祭ディレクター・ファイナンシャルプランナー(FP)・簿記・メンタルヘルスマネジメント・ITパスポート・ など